Buchhaltung · Forschungszulage · KI im Rechnungswesen
Laufende Buchhaltung für Steuerkanzleien und Unternehmen, Forschungszulage, GoBD-Prüfung und Verfahrensdokumentation. Was wir bei Ihnen einführen, läuft bei uns im Kanzleialltag — an der Entwicklung KI-gestützter Buchungssoftware für DATEV-Kanzleien wirken wir selbst mit.
1 · Die Lage
In Kanzleien stapelt sich die laufende Buchhaltung, während Abschlüsse warten. In Unternehmen liegen die Auswertungen vor, wenn das Geschäftsjahr längst gelaufen ist. Beides hat dieselbe Ursache: Der Teil der Arbeit, der keine Steuerberatung ist, bindet die Zeit derer, die beraten sollen.
Und die Fristen laufen weiter. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt seit Anfang 2025 — der verbreitetste Irrtum im Markt ist, sie beginne erst mit den Ausstellungsfristen 2027 und 2028. Die Forschungszulage wurde zum 01.01.2026 ausgeweitet, wird aber nur auf Antrag gewährt, und der KMU-Zuschlag nur, wenn er ausdrücklich beantragt wird.
E-Rechnung: Empfangspflicht seit 01.01.2025, Ausstellungspflichten gestaffelt bis 2028 · Forschungszulage: Änderungen durch das steuerliche Investitionssofortprogramm zum 01.01.2026
2 · Leistungen
Für Steuerkanzleien
Finanzbuchhaltung im Auftrag und unter der Verantwortung Ihrer Kanzlei — vollständig in DATEV, nach Ihren Kontierungsvorgaben und Ihrem Kontenplan. Sie erhalten die Buchhaltung abstimmungsfertig zurück, auf Wunsch mit vollständigen Arbeitspapieren; gebucht und aufgestellt wird bei Ihnen.
Für Unternehmen
Ihre laufende Buchhaltung, monatlich, in DATEV oder Ihrem System — abgestimmt mit der Kanzlei, die Ihren Abschluss erstellt. Sie bekommen auswertbare Zahlen während des Jahres statt erst im Folgejahr.
Für Gründer
Wir begleiten Sie bis in den laufenden Betrieb: Zahlengerüst und Liquiditätsplanung, Aufbau der Buchhaltung, Fristen und Meldepflichten der ersten hundert Tage, Auswahl und Einrichtung der Systeme, Vorbereitung der Gespräche mit Bank, Kanzlei und Investoren.
Rechtsformwahl, Gesellschaftsvertrag und steuerliche Gestaltung gehören zu Steuerberater und Rechtsanwalt. Wir sorgen dafür, dass Sie dort vorbereitet hineingehen und die Ergebnisse umgesetzt werden.
Für Entwickler
Für Entwickler von Software im Rechnungswesen bringen wir die fachliche Seite ein, an der die meisten Produkte scheitern: Kontierungslogik, SKR-Systematik, DATEV-Schnittstellen, GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Protokollierung, Verfahrensdokumentation als Produktbestandteil.
Nicht als externer Berater neben dem Team, sondern im Entwicklungsprozess: Regelwerke, Testfälle aus echten Buchungsdaten, Fehlerklassen.
3 · Forschungszulage
Das ist der Punkt, den die meisten Förderprogramme nicht haben und der für ein Unternehmen in der Aufbauphase alles entscheidet: Die Forschungszulage hängt nicht am Gewinn. Sie wird auf die Steuer angerechnet, und was übrig bleibt, wird ausgezahlt.
Seit dem 01.01.2026 liegt die Bemessungsgrundlage bei 12 Mio. € im Jahr, hinzu kommt eine Pauschale von 20 % für Gemein- und Betriebskosten. Eigenleistungen zählen mit 100 € je Arbeitsstunde.
Was wir machen: Wir erstellen die technische Projektbeschreibung für Ihren Antrag bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage und führen die förderfähigen Aufwendungen zusammen. Den Antrag beim Finanzamt stellt Ihr steuerlicher Berater auf Grundlage dieser Unterlagen.
Schieben Sie Ihre Zahlen ein. Die Rechnung läuft in Ihrem Browser — es wird nichts übertragen und nichts gespeichert.
Nur Anteile, die auf begünstigte Vorhaben entfallen, einschließlich Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
300.000 €
An Dritte vergeben. Förderfähig sind davon 70 %; eine Weitervergabe an Unterauftragnehmer zählt nicht.
0 €
Nur für Einzelunternehmer und Mitunternehmer, 100 € je Stunde, höchstens 40 Stunden in der Woche.
0 Stunden
KMU nach EU-Definition: weniger als 250 Beschäftigte und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme.
Forschungszulage im Jahr
—
Rechenweg: förderfähige Aufwendungen = Bruttolöhne + 20 % Gemeinkostenpauschale + 70 % der Auftragsforschung + Eigenleistung (Stunden × 100 € × 52 Wochen), gedeckelt auf 12 Mio. € Bemessungsgrundlage; davon 25 % bzw. 35 % für KMU. Annahme — bitte prüfen: Wir setzen die 20-%-Pauschale auf die Lohnaufwendungen an. Die genaue Bezugsgröße ergibt sich aus dem Gesetzestext und ist im Einzelfall zu bestätigen. Das Ergebnis ist eine Größenordnung für das Gespräch, keine Zusage.
Der Kumulierungsausschluss in § 7 Abs. 2 FZulG ist aufwandsbezogen, nicht projektbezogen. Ein über EXIST oder ZIM gefördertes Projekt schließt die Forschungszulage also nicht aus — aber derselbe Personalaufwand darf nicht zweimal angesetzt werden.
Das verlangt eine aufwandsscharfe Zeiterfassung ab dem ersten Tag. Wer im Antragsjahr merkt, dass sie fehlt, kann sie nicht rekonstruieren. Genau daran scheitern Anträge, die inhaltlich getragen hätten.
Zweistufig. Zuerst die Bescheinigung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage über das Webportal — sie ist zwingende Voraussetzung und kann vor, während oder nach der Durchführung des Vorhabens beantragt werden; der Bescheid ergeht in der Regel binnen drei Monaten. Danach der Antrag beim Finanzamt nach Ablauf des Wirtschaftsjahres.
Externe Beratung ist im Bescheinigungsverfahren ausdrücklich zulässig; der Berater wird im Antrag benannt. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben bleibt bei Ihnen — deshalb bekommen Sie von uns Unterlagen, die Sie prüfen können, keine Blackbox.
§ 3 Abs. 5 FZulG (Bemessungsgrundlage ab 01.01.2026: 12 Mio. €) · § 4 Abs. 1 FZulG (25 %, KMU-Erhöhung auf Antrag) · § 7 Abs. 2 FZulG (Kumulierungsausschluss) · Änderungen durch das steuerliche Investitionssofortprogramm, BMF-Monatsbericht 08/2025 · Verfahren nach Angaben der Bescheinigungsstelle Forschungszulage
4 · GoBD und Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung, weder in der Außenprüfung noch per verbindlicher Auskunft. Und Zertifikate Dritter binden sie nicht. Der Grund steht eine Randziffer davor: Entscheidend sind Updates, Zugriffsrechte und Dateneingaben — also nicht das Produkt, sondern wie es bei Ihnen betrieben und dokumentiert ist.
Deshalb prüfen wir Ihr Buchhaltungs- und Belegsystem gegen die GoBD und § 146 Abs. 4 AO und liefern, was in der Betriebsprüfung tatsächlich zählt: einen Prüfbericht mit Befund je Anforderung, benannten Mängeln und konkreten Abstellmaßnahmen — dazu die vollständige Verfahrensdokumentation.
Beantworten Sie sie für Ihr System. Auch hier bleibt alles in Ihrem Browser.
UnveränderbarkeitBleibt bei einer Korrektur der ursprüngliche Inhalt feststellbar — und ist erkennbar, ob eine Änderung ursprünglich oder später erfolgte?
Nachvollziehbarkeit der AutomatikIst dokumentiert, nach welcher Regel eine automatisch erzeugte Buchung entstand — und in welcher Fassung diese Regel damals galt?
VerfahrensdokumentationExistiert sie vollständig — allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation?
BelegfunktionIst jede Buchung mit ihrem Beleg verknüpft und aus dem System heraus wiederauffindbar?
E-RechnungsempfangKönnen Sie strukturierte E-Rechnungen empfangen, auswerten und revisionsfest aufbewahren — seit dem 01.01.2025 Pflicht?
Änderungshistorie am RegelwerkIst rekonstruierbar, wer wann welche Buchungsregel geändert hat?
Befund
Der Schnellcheck ersetzt keine Prüfung. Er zeigt, an welchen Stellen eine Prüfung ansetzen würde.
Wir wirken selbst an der Entwicklung KI-gestützter Buchführungssysteme mit und kennen die Stellen, an denen sie regelmäßig brechen — weil wir sie beim Bauen schließen müssen. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass „der ursprüngliche Inhalt … feststellbar" bleibt und keine Veränderung vorgenommen wird, „deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht" wurde. Daran scheitern automatisierte Systeme — nicht an der Buchungsqualität.
Unsere eigenen Systeme prüfen wir nicht. Dafür benennen wir Ihnen einen unabhängigen Prüfer. Für Systeme, an denen wir mitgewirkt haben, geben wir eine Herstellererklärung ab — als das gekennzeichnet, was sie ist: eine Erklärung des Herstellers, keine unabhängige Prüfung.
GoBD Rz. 179–181 (Positivtestate, Bindungswirkung von Zertifikaten) · § 146 Abs. 4 AO im Wortlaut · Randziffern nach der Fassung von 2014; geltende Fassung des BMF-Schreibens vom 28.11.2019
5 · KI im Rechnungswesen
Wir beraten ein Unternehmen, das KI-gestützte Buchungssoftware für DATEV-Kanzleien entwickelt und betreibt, und wirken an der Entwicklung mit. Die Regelwerke, die dort produktiv laufen, stammen zu wesentlichen Teilen aus unserer Arbeit.
Leistungen: Aufbau von Regelwerken für die automatisierte Kontierung · Einführung und Anbindung an DATEV · Begleitung der Umstellung im Kanzleibetrieb · Prüfung von Datenschutz und Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 62a StBerG.
Offenlegung: Bei jeder Systembewertung nennen wir unsere Beteiligung an den bewerteten Produkten vor Beginn des Mandats. Systeme, an denen wir mitgewirkt haben, prüfen wir nicht.
6 · Umfang unserer Tätigkeit
Wir sind nicht als Steuerberater bestellt und erbringen Buchführungsleistungen im Rahmen des § 6 Nr. 4 StBerG. Diese Aufstellung gehört auf die Startseite und nicht ins Kleingedruckte: Sie ist die Grundlage dafür, dass Sie wissen, woran Sie sind — und dafür, dass Ihre Kanzlei ihre Aufgaben behält.
Diese Leistungen erbringt die von Ihnen beauftragte Steuerkanzlei. Arbeiten wir deren Buchhaltung zu, geschieht das im Auftrag und unter der Verantwortung der Kanzlei: Wir liefern die Unterlagen, gebucht und aufgestellt wird dort.
Lohnabrechnung bieten wir nicht an — obwohl § 6 Nr. 4 StBerG sie zuließe. Das ist eine Entscheidung, keine Grenze. Wir nennen beides getrennt, damit Sie wissen, woran Sie sind.
Wir speichern keine Mandatsunterlagen lokal und arbeiten ausschließlich über EU-gehostete Systeme. Für die Mandatskommunikation nutzen wir die Adressen unserer Auftraggeber, nicht eigene Postfächer.
Für die eingesetzten Dienstleister liegen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO vor; die Verarbeitung findet vertraglich ausschließlich in der EU oder im EWR statt, eine Verlagerung in ein Drittland bedürfte unserer vorherigen Zustimmung. Unsere Unterauftragnehmerliste und die zugehörigen Verträge legen wir Ihnen auf Anfrage vor — für Ihr Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
§ 6 Nr. 4 StBerG · Abgrenzung nach dem Merkblatt der Finanzverwaltung zur Buchführungshilfe · Zur Auslegung: BFH-Urteil vom 16.04.2024, VII R 22/21
7 · Kontakt
Ulrich Waldmann
GUV IT Solutions Germany LLC
info@guvsolution.net +380 95 877 9114Antwort innerhalb eines Werktags.
Bringen Sie mit, woran es bei Ihnen gerade hängt — ein Mandat, das liegen bleibt, ein System, dem Sie in der Betriebsprüfung nicht trauen, ein Entwicklungsprojekt, von dem Sie nicht wissen, ob es förderfähig ist.
Sie bekommen im ersten Gespräch eine Einschätzung, was davon trägt und was nicht, und was es kosten würde. Wenn wir die Falschen dafür sind, sagen wir Ihnen das im selben Gespräch.